Ciclo de vida · Etapa 1
La solicitud entra por un canal, no por un correo suelto
Hoy cualquier persona de la compañía puede escribirle al área jurídica pidiendo lo que sea, y ese pedido no queda registrado en ninguna parte. La primera etapa del ciclo convierte esa conversación difusa en un caso con número, dueño y reloj.
Legaris · Asistente jurídicoDisponible · Dirección JurídicaChat
María C.Compras09:14
Legaris, necesito un contrato de transporte refrigerado para la ruta nueva. Es un proveedor nuevo.
LegarisAsistente jurídico09:14
Listo. Abrí el caso 2026-0184 como contrato de prestación de servicios.
El caso queda abierto en el mismo mensaje, con número, dueño y reloj.
Caso 2026-0184 · abierto
Antes de redactar necesito confirmar algunas cosas del proveedor y del alcance. Te las paso todas juntas en un minuto.
- 1 canal
- Todas las solicitudes entran por el mismo sitio
- Segundos
- Del mensaje a un caso abierto y numerado
- Trazable
- Quién pidió qué, cuándo y con qué alcance
- 0
- Herramientas nuevas que alguien deba aprender
El punto de partida real: nadie sabe cuántas solicitudes hay
El canal del área jurídica acumula pedidos de compras, comercial, operaciones y recursos humanos. Algunos llegan por Teams, otros por correo, otros de viva voz en un pasillo. No hay una cola, hay un montón: no se sabe cuántos casos abiertos existen, cuál es el más antiguo ni quién lo está atendiendo.
- Solicitudes que se pierden porque llegaron a la bandeja personal de alguien que estaba de vacaciones.
- Áreas que vuelven a preguntar «¿en qué va?» porque no tienen dónde mirarlo.
- Prioridades que se deciden por quién insiste más, no por qué es más urgente para el negocio.
Dirección JurídicaCanal del área · 4 miembrosPublicacionesNecesito el contrato de transporte del proveedor nuevo, es urgente
¿Alguien puede revisar el otrosí del arrendamiento de la bodega?
Adjunto el borrador del acuerdo de distribución. Quedo atento
Necesito un contrato de prestación de servicios para un contratista de planta
Se le escribe como se le escribiría a un colega
Legaris es un miembro más del equipo dentro de Teams, Slack o el correo corporativo. Nadie tiene que aprender una herramienta nueva ni entrar a un portal: el solicitante escribe en lenguaje natural lo que necesita y el caso queda abierto en el mismo mensaje.
- Sin migración, sin capacitación, sin licencias adicionales para las áreas solicitantes.
- El caso se abre con número, tipo de documento, área solicitante y contraparte identificada.
- El reloj arranca ahí: desde ese momento se puede medir cuánto tarda cada tramo del ciclo.
Y si quien escribe no está autorizado, no pasa nada
Aquí es donde el control de acceso deja de ser teoría. Ustedes definen quién puede pedir qué tipo de documento: un analista de compras puede abrir un caso de contrato de proveedor, pero no una actuación ante una autoridad. El intento no autorizado no se ignora en silencio: se registra en la bitácora, con nombre y fecha.
- Matriz de autorización por área, por rol y por tipo de documento.
- Los intentos fuera de alcance quedan registrados, no simplemente descartados.
- El área jurídica recupera algo que hoy no tiene: la visibilidad de quién le está pidiendo qué.
Qué incluye
Capacidades de esta etapa
Caso numerado desde el primer mensaje
Identificador único, tipo de documento, área solicitante y contraparte, sin que nadie llene un formulario.
Cola real, no un montón
Todos los casos abiertos con su antigüedad, su estado y su responsable, visibles para la dirección jurídica.
Matriz de autorización
Quién puede pedir qué, definido por ustedes y aplicado en cada mensaje que entra.
Bitácora de intentos
Los pedidos fuera de alcance quedan registrados con autor y fecha, no descartados en silencio.
Reloj por tramo
El tiempo de ciclo se mide desde la solicitud, descompuesto en sus etapas, no como un número global.
Tres canales, un solo expediente
Da igual si el caso entró por Teams, por Slack o por correo: el expediente es el mismo.
Preguntas frecuentes
Lo que suelen preguntarnos
¿Las áreas tienen que aprender a usar algo nuevo?
¿Qué pasa si alguien pide algo que no le corresponde?
¿Se puede seguir pidiendo por correo a un abogado directamente?
Hablemos de su ciclo de contratación
Le mostramos cómo se vería en su operación, con sus propios documentos.